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          人事檔案規范化整理及數字化加工主要實施步驟


          檔案加工場所管理:

            需根據項目服務要求,制定詳細的實施方案,包含:現場組織設計、作業部署、人員安排、時間節點計劃、安全管理及保密措施、質量保證體系等。

            檔案加工場所配備必要的監控設施設備視頻終端,對本項目實施進行全程監控,進行全覆蓋監控,不留監控死角。視頻數據須保存6個月以上或定期向采購人移交。

            在檔案加工場所配備檔案儲存柜,用于存放待處理加工的檔案。

            實施方應在檔案加工工作場所懸掛公司名稱。工作人員要掛牌上崗,接受身份核查登記和安全檢查,嚴禁無關人員進入數字化加工場所。

          工作人員要自覺遵守業主單位的各項規章制度,不得在檔案加工區內喝水、進食、吸煙等,嚴禁攜帶火種進入檔案加工場所。保持工作場所干凈、整潔。工作實施場地內不得使用手機、可外帶的拍照設備及其它無線設備。實施方須自行準備存放的保管柜。

          實施方必須制定并執行數字化安全保密制度,對工作人員進行安全保密教育和必要的上崗培訓,與工作人員簽訂安全保密協議并報業主方備案。


          檔案整理的標準及要求:

              標準:按照《福建省流動人員人事檔案基本公共服務規范(試行)》(閩人社文〔201694號)、《關于做好文件改版涉及干部人事檔案有關工作的通知》(組通字〔201228號)等文件執行,檔案整理完成后需制作紙質目錄。

          要求:有檔案整理的配套資質、有完善的安全保密措施、有全套的整理工作流程(含檔案整理(實際工作中的第一環節是鑒別)、分類、排序、編目、技術加工(剪裁或折疊、裱糊、加邊與包邊、拆除大頭針或訂書釘等)、目錄錄入(目錄包括職務變動表、人事檔案目錄)、目錄打印、裝訂、編號、檔案交接、質檢、保密監督等),項目按序時進度進行。

          檔案材料的分類:按照《干部檔案工作條例》(組通字〔199113號)、《干部人事檔案材料收集歸檔規定》(中組發〔200912號),流動人員檔案分為十類進行分類整理。

          1、自傳材料。

          2、履歷材料。

          3、鑒定、考核、考察材料。

          4、學歷學位、職稱、學術、培訓材料。

          5、政審材料。

          6、黨團材料。

          7、獎勵材料。

          8、處分材料。9、工資、任免、出國、會議代表材料。

          10、其他材料。

          另:(1)整理過程中,發現有同名異人、張冠李戴的,或不屬于檔案內容和重復多余的材料,應先查詢是否在檔案庫中有歸屬,如有,存入該檔案中;如沒有,則進行登記,并歸入專門存放無歸屬材料的文件袋中。

          2)特殊材料需歸檔:如借條、文革期間有關政審材料(如備考表)等。

          3)數字化加工過程中,如有新補充材料,應及時歸檔。

          檔案材料排序:將每一類別的材料按其形成時間的先后順序或內容的內在聯系排列順序、并通過編寫類號和頁碼固定下來、具體方法為:

          按材料形成時間排序,適用于檔案材料等第一、二、三、四、七、九、十類材料的整理。第四、九類材料排序,在采用二級分類后的各小類中分別按時間順序。

          按材料的內容和材料之間的內在聯系排序。適用于第五、六、八類材料。

          第五類、第八類材料的排列順序為:上級批復,結論或處分決定,本人對結論或處分決定的意見,調查報告,證明材料,本人檢討或交待材料等,其證明材料應根據每份材料所證明的主要問題相應集中排列。

          第六類黨團組織建設中形成的材料:入團志愿書、入黨志愿書分別排在入團、入黨的其他材料之前,其他材料按時間排序。

          檔案編目錄入:

          檔案材料應按照排列順序,逐份逐項進行編目數據錄入,做到檔案目錄清楚,填寫準確。檔案目錄不能粘貼涂改。

          檔案目錄需標注該檔案的檔案號及人員姓名。

          每類目錄之前應注明材料類號和材料類別名 稱。

          “序號”填寫材料類號和材料順序號。

          “材料名 稱”根據材料題目填寫。無題目的材料,應擬定題目。材料的題目過長,可適當簡化。擬定或簡化題目,必須確切反映材料的主要內容或性質特點。凡原材料題目不符合實際內容的,須另行擬定題目或在目錄上加以注明。

          鑒定材料題名應為“責任者+材料名 稱”。

          年度考核類題名體現年度。

          學籍材料題名“學校名 稱+材料名 稱”(初高中材料可照材料錄)。

          專業技術職稱評審表題名“職稱+題名”,附批文需備注說明。

          證明材料題名“其父/其母證明材料”或“責任者+材料名 稱”。

          工資材料題名照錄(“機關事業單位工作人員”類似前綴可省略)。

          任免審批表/呈報表照錄,勞動合同題名+公司名 稱。

          報到證通知書題名“學校+學歷+材料名 稱”。

          “材料形成時間”填寫材料落款時間。檔案材料為復印件的,采用原材料形成時間。

          “頁數”填寫材料的頁數。原則上應將確定為數字化對象的紙質檔案全部掃描,不宜進行挑掃。

          每面為一頁,有頁中頁的材料,應加數填寫。對沒有頁號或頁號不正確的檔案重新編制頁號。

          重新編制頁號時,應在統一位置書寫頁號,且不壓蓋檔案內容。

          書寫頁號所使用的筆、墨等不應破壞檔案原件或對檔案長期保存造成影響。

          應將破損頁面、缺頁等特殊情況進行登記。

          “備注”填寫需要說明的情況。

          材料為復印件或重復件。

          材料中有附件。

          散材料需附目錄,目錄直接添加在正本目錄后。

           每類目錄之后須留出適量空格,供補充檔案材料時使用。

          技術加工:對一些紙張不規則、破損、卷角、折皺的材料,應進行技術加工。

          對紙張破損、幅面不規則,或字跡材料不符合歸檔要求的檔案材料,應采用復印、掃描、拍攝等方法進行復制。復制件應附在原件后面,與原件作為一件。

          對超出A4的檔案材料,在不影響材料的完整和不損傷字跡的條件下,可酌情進行剪裁;不能剪裁的材料,須進行折疊。折疊時,要根據材料的具體情況,采用橫折疊、豎折疊、橫豎交叉或梯形折疊等辦法。折疊后的檔案材料,要保持整個案卷的平整,文字、照片不得損壞,便于展開閱讀。

          對破損、卷角、折皺和幅面過?。ㄐ∮?span>16開)的材料應逐份托裱。裱糊用的襯紙,必須采用白紙。裱糊后的檔案材料要晾干,不得在陽光下暴曬或使用高溫燙烤。

          對過窄或破損未空出裝訂線的檔案材料,須進行加邊。打眼裝訂,不得壓字和損傷材料內容;

          拆除檔案材料上的大頭針、曲別針、訂書釘等金屬品,以防止氧化銹毀材料。

          檔案掃描加工:對規范整理好的人事檔案進行逐件逐頁檔案掃描處理。

          掃描技術要求:

          分辨率:300dpi。

          色彩:24Bit真彩色。

          格式:為單頁JPEG。

          壓縮方式:jpg。

          容量:每張圖像容量大小控制在1MB以內。

          總體質量要求:

          確保在掃描過程中不對檔案原件造成二次損傷。

          符合國家標準《紙質檔案數字化技術規范》(DA/T 31-2017)。

          保證檔案掃描圖像與原件一致、整潔、清晰。

          掃描加工要求:

          檔案紙質情況差,易造成褶皺、撕裂、破損、弄碎等情況的,應采用文件拍攝儀、零邊距平板掃描儀等相應設備進行掃描,以保護原件。

          為更好的展現檔案原貌,全部采用彩色單頁 jpg 的存儲格式,掃描分辨率為300dpi。掃描時,應根據紙張質地、底色、薄厚程度等因素,設置最佳的掃描明暗度、對比度,保證原始掃描圖像效果與原件吻合。

          采用平板或自動進紙方式掃描,應確保紙張掃描時放置端正,從而保證原始掃描圖像無歪斜,減少后期處理可能帶來的圖像損失。

          檔案中的材料應整頁掃描。超長頁進行分頁掃描后,要拼接成一頁。

          根據紙質材料類型采用高速掃描儀、零邊距平板掃描儀、大幅面圖紙掃描儀等設備進行掃描。對于一般的檔案材料宜采用高速掃描儀,對于不可拆解的文件或是紙質情況差的采用零邊距平板掃描儀。對于大于A3可采用大幅面圖紙掃描儀。

          掃描圖像處理:掃描后的原始圖像需要進行優化處理但不失真,使得成品圖像清晰、端正。根據檔案掃描后的具體情況,要進行如下圖像處理:

          圖像歪斜:采用自動或手動糾偏功能,調整圖像角度。圖像偏斜度不超過2度,以達到視覺上基本不感覺偏斜為準。對方向不正確的圖像應進行旋轉還原,以符合閱讀習慣。

          圖像臟點、臟斑:對圖像頁面中出現的影響圖像質量的雜質如黑點、黑線、黑框、黑邊等應進行去污處理。處理過程中應遵循保持檔案原貌的原則。為了節省存儲空間,應對圖像進行裁邊處理,去除多余白邊。

          字跡洇透:采用字跡銳化的功能,清晰字跡筆畫。

          圖像深淺不一:采用平衡功能,調整圖像深淺一致。

          裁邊:如需對數字圖像進行裁邊處理,應在距頁邊最外延至少23毫米處裁剪圖像。

          圖像拼接處信息要完整,不能缺少信息。

          檔案掃描加工質量要求:

          圖像要求:圖像完整、整潔、無歪斜、無黑邊,瀏覽及打印清晰。

          數據對應:系統檔案數據與掃描圖像100%正確對應。

          數據審核:100%進行數據二次審核、保證影像數據完全正確。

          數字化關鍵質量指標:加工對象加工完整率100%,數據內容完整率100%;加工進度保證率100%。

          檔案原件:二次損傷率≤0.1‰;100%不缺失

          掃描圖像:漏掃率≤0.1‰;同原稿相比過濃或過淡的比率≤3‰;傾斜度超過1度的比率≤1‰;版心不居中,版心大小不一致的比率≤1

          圖像質量:圖像質量情況完好率98%

          格式封裝:圖像文件的命名準確率100%。

          檔案數據保管

          檔案整理和掃描結束后,所有數據需要備份三套電子數據交由采購方。

          圖像質量檢查:

          數字圖像不完整、無法清晰識別或圖像失真度較大時,應重新掃描。

          對于漏掃、重掃、多掃等情況,應及時改正。

          數字圖像的排列順序與檔案原件不一致時,應及時進行調整。

          對數字圖像拼接、旋轉及糾偏、裁邊、去污等處理情況進行檢查,發現不符合圖像質量要求時,應重新進行圖像處理。

          圖像數據掛接:

          檔案掃描完成后,將正確的數據目錄及掃描數據導入檔案查詢系統中確保掃描圖像與信息系統中的數據記錄100%掛接正確,并在檔案信息系統中有效檢索和顯示。數據掛接后,以檔案文件級目錄數據庫為依據,逐條對掛接結果進行檢查,包括目錄數據與紙質檔案數字圖像對應的準確性、已掛接數字圖像與實際掃描數量的一致性、數字圖像是否能正常打開等,發現問題及時進行糾正。

          檔案的裝訂:每個干部的檔案材料,必須裝訂成卷。裝訂后的檔案,卷面整潔,全卷整齊、平坦,裝訂結實實用。

          檔案目錄置于卷首。目錄與材料核對無誤,材料排列順序與目錄相符。

          檔案材料應左邊、下邊對齊,在左側打孔裝訂結實、齊整、美觀,不掉頁、不倒頁、不壓字、不損壞文件,方便閱讀。

          裝訂時只要求檔案材料左邊、下邊對齊,卷內有不同幅面的材料,右邊、上邊不能對齊是正常的,不需要刻意加以處理。

          檔案整理裝訂完工后按檔案號順序排列上架。

          檔案袋、檔案材料樣式和規格

          規格:檔案材料和目錄采用國際標準 A4 紙型(297 ×210 mm)。材料左邊應留有 25 mm 的裝訂邊。 設三個裝訂線孔, 孔距 (從孔中心算起) 83mm, 下孔距底邊 54mm,孔中心距左邊沿 12mm,孔直徑 為 5mm。

          材料:卷皮一般可采用三百克左右的單面白板紙。檔案內原有小于A4紙型且已按照要求裝訂的檔案材料,不需要重新打孔和裱糊,人事檔案材料轉遞單統一采用國際標準A4紙型。

          卷皮顏色:應采用淺淡色,如淺黃、乳黃色等,不用紅、綠、黑、蘭、紫等深色。卷面上的字一律用紅字。

          卷面項目:“人事檔案”、“正本”(或“副本”)、“姓名”。

          字體與字間距離:“人事檔案”用楷體(72)磅,字與卷面上邊沿距離7厘米;“正本”(或“副本”)用小初號宋體,在“人事檔案”下方,相距2.5厘米;“姓名”用大號宋體,與卷面下邊沿相距5.5厘米。

          卷面里頁印“注意事項”:

          1)注意保密,不得遺失,不得讓無關人員翻閱。

          2)愛護檔案,不要涂沫、勾畫及亂加批注。

          3)卷內材料不得拆散,不得隨意增加或抽出材料。

          檔案袋:規格:長320× 寬235×厚30mm、材料質量為350克左右牛皮卡紙;袋面項目為“檔案袋”、“姓名”“制作單位”“檔案號”。字體和字的顏色與檔案卷面一致?!皢挝弧痹凇靶彰毕路?,“檔案號”位于左下角,同時左上角標明檔案號及姓名,姓名在檔案號下方。各項目字間距離參照檔案卷面安排。書寫姓名不得用同音字或不規范的簡化字。

          散材料夾封面需添加姓名。

          裝盒:部分檔案按照采購人的標準進行裝盒歸檔。

          質量抽檢:實施過程中按完成量的30%以上的比例進行實時(每天)抽檢,以保證質量。

          驗收方式:檔案部門成立專門的驗收組對紙質檔案整理和數字化成果進行驗收。

          驗收內容

          紙質檔案數字化成果包括檔案整理裝訂情況、檔案數字圖像、檔案目錄數據、元數據、數字化工作中產生的工作文件、存儲載體等。

          應對目錄數據進行驗收,主要包括數據庫中各條目有無錯字、與圖像內容是否對應、必填項是否填寫等。

          應對數字圖像進行驗收,主要包括數字化參數、存儲路徑、命名的準確性、圖像的完整性、排列順序的準確性、圖像質量等。

          應對數據掛接進行驗收,主要包括目錄數據與其對應的數字圖像的掛接的準確性等。

          應對工作文件進行驗收,主要包括工作文件的完整性、規范性等。

          應對存儲載體進行驗收,主要包括載體的可用性、有無病毒等。

          應對檔案整理裝訂情況進行驗收,主要包括檔案材料裝訂是否漏頁或不齊、需歸檔材料未歸檔、檔案卷皮及檔案袋封面錯字漏字等。

          驗收指標

          能夠采用計算機自動檢驗的項目應采用計算機自動檢驗的方式進行100%檢驗,檢驗合格率應為100%。對于無法用計算機自動檢驗的項目,可根據情況以件或卷為單位采用抽檢的方式進行人工檢驗。抽檢比率不得低于10%,對于數據庫條目與數字圖像內容對應的準確性,抽檢合格率應為100%,其他內容的抽檢合格率應不低于95%。

          驗收結論

          每批紙質檔案數字化成果質量檢驗達到本標準驗收內容和驗收標準的要求,予以驗收“通過”。驗收未通過應視情況進行返工或修改后,重新進行驗收。

          驗收完成后須經驗收組成員簽字。驗收“通過”的結論,必須經相關領導審核、簽字后方有效。

          檔案歸還入庫

          質檢合格的紙質檔案進行清點后移交入庫,并填寫檔案移交單(附件1)。數字化檔案數據應在數字化工作全部完成后統一交接。

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