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          如何解決企業檔案管理工作中常見的問題?

          文章來源: 發布時間:2021-10-12 瀏覽次數:584次



          企業檔案,是指企業在生產經營和管理活動中形成的對國家、社會和企業有保存價值的各種形式的文件材料。

          檔案管理工作是企業管理工作的一部分,是提高企業工作質量和工作效率的必要條件,是維護歷史真實面貌的一項重要工作。

          科學規范的管理檔案,是衡量一個企業業績與管理水平的重要標尺。

          隨著科技發展與檔案管理的與時俱進,很多企業在檔案管理方面出現了諸多問題,甚至影響了企業發展。為此必須重視企業的檔案管理,改善和解決管理中遇到的問題。


          一、面臨的問題

          1、檔案工作與企業變革的不同步

          隨著市場經濟體制的逐步建立和不斷完善,企業為了在競爭中取勝,以體制、機制、機構的變革,應對市場的風云變幻,在這個過程中,由于檔案意識還很薄弱,企業注重的是直觀的經濟效益,看重的是與生產經營直接相關的部門或機構的工作,而忽略了文件收集、利用、歸檔工作,伴隨變改中的人員流動,出現的是文件資料、技術資料流失的現象。

          2、檔案管理人員的業務素質與企業的發展需要不相適應

          檔案工作是一項十分專業的系統工程,檔案人員不僅要掌握檔案管理理論,還必須懂得具有本企業生產經營特點的一些工程技術方面的知識,有了較廣博的知識面,才能對多方位的工作應對自如。

          而現行不少企業的檔案人員兼職的居多,客觀上導致對檔案知識的學習、掌握不夠,其素質不能適應企業檔案工作的需要。

          3、企業檔案的“主體”錯位

          檔案的主體明確性,是一個企業檔案工作的關鍵。當前不少企業的檔案主體觀念存在偏差,影響了企業檔案工作水平。不少企業幾乎把企業的人事檔案當成了企業檔案的全部,即主體,而忽略了企業自身發展所形成的真正確定企業命運的頗有價值的“主體”檔案,直接影響企業檔案的開發利用和企業的發展。

           4.企業檔案編研工作薄弱

          檔案工作的地位,檔案工作廣為重視,從某種程度而言,是靠檔案的服務價值來確立。但不少企業的檔案工作純粹停留在收與管的層面,一方面由于素質的不到位,另一方面編研意識的缺乏,造成檔案的編研工作難以,檔案無以得到很好的利用。這是導致檔案工作在有的企業沒有地位,可有可無的最主要的原因。


          二、企業檔案管理存在問題的成因

          導致企業檔案管理工作出現漏洞的原因主要有以下幾個方面:

           1、因企業性質特殊,在辦事流程及日常工作中自主性較大,易造成檔案管理政策性失控。有些企業存在先斬后奏,導致重要文件、審批手續不齊全、不完整,造成檔案資料缺失。

          2、企業檔案管理人員兼職過多,且大多不具備檔案方面的專業知識。由于沒有專職的檔案人員,極易造成檔案分散保存。如某合資公司基建檔案歸項目負責人員管理,設備歸設備使用部門管理,財務檔案歸財務部門負責。這樣的分散式管理體制缺乏有機的聯系與制約,造成檔案嚴重流失。同時,檔案管理人員的頻繁更迭、檔案交接手續不完備也是導致檔案缺失的重要原因。企業人員流動性較大,檔案管理人員更換相對頻繁,如交接雙方沒有端正思想、明確責任,無法保證檔案交接工作按照規定辦理,出現漏洞。

          3、在企業產權變動中,企業和主管部門對檔案處置不力造成檔案流失。如一些公司在關停過程中檔案隨意堆放;在破產清算過程中會計檔案頻繁借出,未辦理借出、收回手續;企業的設備檔案、基建檔案已被原企業辭職員工帶走;職工調出帶走的人事檔案沒有辦理移交手續等,都會給國家、企業造成不可挽回的損失?! ?/span>


          三、解決辦法

          1、強化法制意識

          樹立法制意識,是做好企業檔案工作的基礎。搞好企業檔案工作著重要從“提高認識、強化制度”上下功夫,使依法治檔深入人心。首先是提高執法的認識,要大力宣傳《檔案法》等國家法律法規,做到知法、懂法,明確執法的嚴肅性,提高工作的自覺性,從而解決和杜絕檔案工作可有可無等錯誤思想。其次要提高檔案重要性的認識。企業領導和檔案工作人員對檔案工作重要性的正確認識是推進和搞好檔案工作的重要基礎。第三要加強檔案工作的制度建設和管理網絡建設,把檔案工作列入企業發展規劃和年度計劃,保證檔案工作專項經費,落實各級領導檔案工作責任制,建立一支訓練有素的專兼職檔案人員隊伍,在各項工作中,實行檔案管理“四同步”、“三納入”等制度,使依法治檔工作落到實處。

           2、穩定人員,提高素質

          針對檔案工作性質,企業要確定專人管理檔案工作,針對企業檔案管理的特點和管理人員素質差的情況,企業領導要積極選送檔案人員參加檔案專業知識培訓,提高檔案人員業務素質,同時要穩定檔案專業隊伍,加強企業檔案管理工作。

           3、要著眼實際,抓好“主體”檔案管理工作

          企業“主體”檔案是企業檔案的核心,在抓好其它檔案的同時,著重抓好“主體”檔案的歸檔工作,特別是抓好技術檔案、設備儀器檔案、產品檔案管理工作,及時做好設備檔案和產品檔案的收集、整理與歸檔工作。保證企業檔案的完整性。

           4、積極搞好開發利用,為企業各項工作服務

          如何利用好企業檔案,開發企業檔案信息資源,是企業檔案管理的目的;是擺在企業檔案管理人員面前的一項艱巨任務。為此,企業檔案管理人員就要圍繞企業的發展,編寫多種檢索工具,掌握市場信息,開發新產品、新技術,變被動服務為主動服務。

          5、建立高效的檔案管理體系

          科技與檔案管理的結合是時代發展的必然選擇,以數字化為主旋律的檔案信息化戰略,已在全世界范圍內推展;加強企業的信息服務工作亦是企業國際化戰略的重要組成部分,在企業發展過程中,以企業的檔案工作為依托,成立市場信息服務中心,建立檔案管理體系,不僅能夠為企業提供咨詢服務,克服企業管理的盲目性,而且能夠為企業的發展起著不可忽略的作用。

          6、依托專業的檔案服務外包機構,促進企業提高檔案管理水平

          檔案管理服務外包是一種企業管理的重要手段。許多企業由于受人員、技術、設備等條件的限制,將檔案管理工作交于服務外包機構,可以為企業降低檔案管理成本,提高檔案的利用效率,加快信息化建設進程,從而促進企業的快速發展。


          四、結語

          總之,企業檔案管理是企業管理的一項重要基礎工作,是企業行政管理、經營管理、生產技術管理等必不可少的組成部分,搞好檔案工作對企業的發展有很重要的作用,企業只有重視檔案管理工作,穩定人員,結合自身檔案特點,管好、用好檔案,為企業生產經營服務,才會促進企業檔案工作迅速的發展。


           

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